En este procedimiento se tratan los siguientes procesos y registros, de cara a la justificación del cumplimiento de los pasos adecuados para dar al cliente un servicio de calidad:
| Tarea | Descripción | Responsable | Registro |
| Estudio de requisitos del servicio | Gerencia informará de los requisitos para la realización del servicio, antes de adquirir un compromiso con el cliente. En caso de ser necesario, se realizarán visitas a casa el cliente. | Gerencia | |
| Requisitos de los clientes | Se dispone de una relación de clientes, donde se encuentran las condiciones de ejecución y de requisitos propios de cada cliente, en caso de haberlos. | Gerencia | Relación de clientes |
| Elaboración del presupuesto (contrato) | La información mínima que reflejará el presupuesto será: Nº / Nombre y datos del cliente / Fecha / Trabajos a realizar / Fecha de entrega, ejecución y duración / Valoración suficientemente detallada o método de cálculo / Condiciones particulares, importe y forma de pago. | Gerencia | Presupuestos (contratos) |
| Precio tarifado | Cuando el precio esté fijado previamente para un determinado tipo de servicio. | Gerencia | Tarifa de precios |
| Clientes por administración | En este tipo de clientes no se realizará un presupuesto previo, y se facturarán las horas registradas en las órdenes de trabajo periódicamente. | Gerencia | Parte de trabajo |
| Contratos de mantenimiento | En el caso de que la normativa de aplicación así lo exija, se realizarán contratos de mantenimiento particulares para cada tipo de instalación. | Gerencia | Contrato de mantenimiento |
| Modificaciones | Las posibles modificaciones se revisan nuevamente sobre el mismo presupuesto (indicando el número de revisión) o se emite un nuevo presupuesto que sustituye al anterior. | Gerencia | Presupuesto |
| Aceptación cliente | Se solicitará la aceptación del presupuesto por parte del cliente, firmando sobre el propio presupuesto, el parte de trabajo o mediante un pedido propio del cliente. | Gerencia | Presupuesto o pedido del cliente |
| Partes de trabajo | Se emitirá un parte de trabajo o por obra para el registro de los trabajos realizados, donde se anotarán también las horas dedicadas y el material consumido. | Administración | Partes de trabajo |
| Verificación final | En el caso que proceda, se realizarán los controles reglamentarios para la correcta ejecución de la instalación. | Técnico o profesional habilitado | Certificado de instalación |
| Archivo de los trabajos realizados | Se guardará copia de los certificados o un registro de la documentación entregada. | Administración | Archivo de los trabajos realizados |
| Facturación | La factura debe incluir como mínimo: las piezas, los materiales, las operaciones realizadas, el tiempo de trabajo y el IVA. | Administración | Facturas |
